محیط کسب و کار در عصر اطلاعات رقابت شدیدی را در جمع‌آوری و فناوری اطلاعات ایجاد کرده است. این امر سازمان ها را ناچار ساخته است تا حد امکان در بخش های مختلف هماهنگی و همکاری ایجاد کنند. این رویکرد نیازمند وجود یک سیستم یکپارچه است به طوری که بتواند تمامی عملیات سازمانی از مالی و اداری تا خط تولید و انبارها را در کنترل خود داشته باشد. این سیستم یکپارچه در مفهوم مدیریتی ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان نام دارد.
ERP می‌تواند یک علم یا فن برای مدیریت منابع، یک راه حل نرم افزاری برای تعریف و ایجاد یکپارچگی در فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان، و یا یک بسته نرم افزاری تجاری با هدف یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان به شمار بیاید.
تحقیقات نشان داده است که 70% کسب و کارهایی که از نرم افزارهای ERP استفاده می کنند، آن را در مدیریت و گزارش مالی مفید می دانند بطوری که یک نظرسنجی در انگلیس و در سال 2012، نشان داد که 51% کسب و کارهایی که از نرم افزارهای ERP استفاده می کنند، ادعا می کنند که ابزارهای تحلیل کسب و کار ERP باعث شده اند که تصمیمات استراتژیک بهتری گرفته شود.
در یک سیستم ERP دو یا چند کاربر به طور اشتراکی از اطلاعات ذخیره شده در یک بانک اطلاعاتی یکسان و کاملا یکپارچه استفاده می‌کنند. بدین ترتیب پردازش و مدیریت اطلاعات به صورتی کاملا مؤثرتر صورت خواهد گرفت. علاوه بر آن ارزیابی کلیه سیستم های سازمانی هم به صورت جداگانه و هم به طور جمعی با راهکاری ساده امکان پذیر خواهد شد.
این بسته نرم افزاری جامع و کاربردی شامل یک مجموعه از ماژول های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است.
بیشتر بخوانیم: ERP چیست؟
با استفاده از ERP سازمان ها می توانند به کاربردهای پیشرفته سازمانی همچون مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت زنجیره تأمین (SCM)، تدارکات الکترونیکی (E-P)، مدیریت فرآیند (Workflow)، هوش تجاری (Business Intelegence or BI) و نهایتا تجارت الکترونیک (E-commerce) دست پیدا کنند. به این مفاهیم کاملتر ERPII هم گفته می‌شود.
چالش مهمی که برای بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد انتخاب نرم افزارهای خارجی یا داخلی است. نمونه‌های موفق از بکارگیری نرم افزارهای خارجی در ایران بسیار اندک است زیرا برنامه ریزی منابع هر سازمان بر اساس دغدغه های خاص همان سازمان طراحی شده است که این دغدغه ها ناگزیر وابسته به شرایط اقتصادی و فرهنگی آن کشور است. بنابراین بهترین انتخاب نرم افزار برای مدیریت و برنامه ریزی هر سازمانی، نرم افزارهای تولید شده توسط کشوری است که سازمان طبق قوانین و چهارچوب های اقتصادی و فرهنگی آن اداره می‌شود. مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی نقش پر اهمیتی در مدیریت منابع سازمان دارد.
"چرا ERP؟"
- سرعت بخشیدن و استاندارد نمودن فرایندها و پردازش های تولید
- یکپارچه سازی اطلاعات عملیاتی
- یکپارچه سازی اطلاعات مالی
- یکپارچه سازی اطلاعات منابع انسانی
- یکپارچه سازی اطلاعات سفارش مشتری
- کاهش هزینه‌ها
تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، مدیریت بازرگانی ، حسابداری، مالی، مدیریت منابع انسانی ، مدیریت پروژه ، مدیریت انبار، تعمیر و نگهداری، حمل و نقل، تجارت الکترونیک، لجستیک ، کنترل سقف خرید ، صدور اسناد، مدیریت زمان بندی
"مزایای استفاده از ERP"
1- تسهیل دریافت اطلاعات در بخش های مختلف
2- امکان استفاده از تجارب و استانداردهای جهانی
3- امنیت نگهداری داده ها به صورت متمرکز و برنامه ریزی شده
4- تسهیل در تصحیح و گسترش فرآیندها و ممانعت از سوء استفاده های مالی
5- سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری های اطلاعات نظیر سامانه‌های RFID و یا اتوماسیون صنعتی
6- قابلیت های نظیر برون سپاری، همکاری های بین شرکتی، مدیریت روابط با مشتریان و یا سرمایه گذاری مشترک در سازمان ها
7- ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم گیری
8- کنترل بر موجودی در انبارها
9- کنترل های مالی و امکان مشاهده و تصحیح گلوگاه های سازمان
10- کاهش بهای تمام شده محصول
11- افزایش سرعت در اخذ نظریات مشتریان
12- قابلیت های برنامه ریزی مواد و تولید، برنامه ریزی اقدامات پیشگیرانه و تعمیرات تجهیزات، برنامه ریزی آموزش حین خدمت نیروها، برنامه ریزی تامین و توزیع منابع، برنامه ریزی ارائه خدمات رفاهی و درمانی